“Prowadzenie zebrań i prezentacji” Klausa Hoffmanna to jedna książka z serii “Samokształcenia w biznesie”. Zawiera ona 126 stron z cennymi radami i metodami, dzięki którym Twoja prezentacja na długo pozostanie w pamięci uczestników spotkania. Poradnik jest niewielki, można go nosić w torebce a nawet w kieszeni. Nie zajmuje dużo miejsca, możesz szkolić się w drodze do pracy czy podczas powrotu do domu. Wystarczy poświęcić kilka minut dziennie, żeby krok po kroku zapoznawać z kolejnymi radami, wprowadzać je w życie i wykorzystywać podczas publicznych wystąpień.
Informacje w książce przedstawione są bardzo szczegółowo, zapamiętywanie ułatwiają liczne tabelki i schematy porządkujące informacje. Można zapoznać się z profilem osoby prezentującej, dowiedzieć się czego oczekują słuchacze, w jaki sposób zwrócić ich uwagę, żeby w skupieniu śledzili kolejne punkty zebrania. Ważne, by plan prezentacji przygotować wcześniej i dokładnie go przeanalizować. Należy zastanowić się, co nie zostało jeszcze ujęte, jakimi pytaniami mogą zaskoczyć nas słuchacze. autor przedstawia sposoby, dzięki którym możesz uniknąć niezręcznych sytuacji, odpowiedzi na pytania, które nie muszą być poruszane lub po prostu nie chcesz na nie odpowiadać. Oczywiście trzeba również przygotować salę. Klaus Hoffmann omawia narzędzia, którymi można posłużyć się podczas prezentacji. Pisze o tablicy suchościennej, tablicy do przypinania, rzutniku i projekcji na ekranie komputera. Dokładnie analizuje zalety i wady urządzeń, udziela rad, które z nich byłoby najlepsze i w jakich okolicznościach można go użyć.
Autor książki uczy w jaki sposób przedstawiać dane za pomocą diagramów, jakich symboli używać a jakich unikać, jak porządkować wiedzę na tablicach. Do tej pory nie zdawałam sobie sprawy, że jest tak wiele sposobów zapisów informacji. O czym jeszcze powinniśmy wiedzieć? Żeby spotkanie należało do udanych, należy zadbać o stan wewnętrzny odbiorców. Samopoczucie jest niezwykle ważne. Nawet ustawienie stolików ma duże znaczenie. Są one różnie rozmieszczane, w zależności od tego, czy uczestnicy prezentacji będą rozmawiać, wykonywać jakieś zadania, wypowiadać się. Warto postawić na każdym ze stolików szklankę wody, jeśli przewidziane jest dłuższe spotkanie.
Uczestnicy prezentacji najwięcej zapamiętują z początkowej przemowy i podsumowania, dlatego do tych części przemówienia należy przywiązać szczególną uwagę. Kilka minut przed zakończeniem osoba przemawiająca powinna zaznaczyć, że to moment podsumowania, ostatnie zdania. Zwiększona jest wtedy podzielność uwagi, wzrasta zainteresowanie. Często przemawiający stosują pewien “chwyt”, w połowie prezentacji oznajmiając, że to już ostatnie zdania, że prezentacja niedługo się zakończy. Nie jest to dobry sposób na zwrócenie uwagi, ponieważ wywołuje frustracje i zdenerwowanie słuchaczy, gdy zorientują się, że to wcale nie koniec prezentacji. Kontakt wzrokowy i zdecydowany ton głosu to krok do sukcesu. Autor książki podpowiada, żeby przed prezentacją postarać się poznać osoby, które będą w niej uczestniczyć. To cenne rady, wskazówki, które poprawiają efektywność takich spotkań. Zachęcam do przeczytania tej książki przede wszystkim osoby, które zajmują się publicznymi prezentacjami i organizacją zebrań.
